Avec la révolution technologique qui a débuté il y a quelques décennies, le monde entier a été emporté par une vague de numérisation de masse. Dans le but de pouvoir s'adapter à cette nouvelle situation, toutes les activités ont subi un changement dans leur façon de procéder. La branche de la formalité administrative ne fait pas exception. Par le biais de cet article, découvrez comment procéder à l'archivage de documents signés électroniquement.
Des normes de sécurité !
Comme pour les documents traditionnels, l'archivage des documents signés par voie électronique doit se faire dans le respect de certaines valeurs et conditions. A cet égard, la première valeur à prendre en compte est la protection. En effet, il s'agit ici de protéger toutes les parties impliquées dans la signature du document. De plus, la protection comporte deux aspects distincts. D'une part, il y a la protection de la signature elle-même, et d'autre part, il y a la protection des données informatiques qui contiennent les informations personnelles. En ce qui concerne la signature, l'archivage doit empêcher que le document fasse également l'objet de manœuvres frauduleuses telles que la falsification. Quant aux données personnelles, elles doivent être protégées contre les infractions telles que le vol.
La solennité !
En plus de ces différentes infractions, l'opération d'archivage doit également se préoccuper du maintien de la solennité des formalités des documents qui sont confiés à l'archiviste. A cet égard, il appartient à ce dernier de conserver les documents signés en la forme authentique. Par ailleurs, il est important de noter que cette conservation doit se faire dans deux délais. D'une part, il y a les délais prescrits par la législation en vigueur, et d'autre part, il y a celui convenu par les parties, lors de la signature du contrat.
La solution !
Comme de plus en plus de personnes s'intéressent à la signature électronique, de nombreuses entreprises proposent cette activité d'archivage dans un but lucratif. Ainsi, elles conservent tous les documents électroniques pour le compte de leurs clients. Fonctionnant comme une banque de données, chaque abonné au sein de ces sociétés bénéficie d'un coffre-fort, pour stocker les documents, contre le paiement d'une somme d'argent périodiquement. A noter que les clients peuvent accéder à ces coffres à tout moment, en recourant à des appareils de dernière génération tels que les tablettes et les smartphones. Comme il s'agit d'un espace virtuel, le stockage se fait dans le cloud, avec un serveur dédié.