Avec l'avancée de la technologie, envoyer une lettre recommandée sans sortir du bureau est faisable et simplifie le quotidien du dirigeant. Deux fonctions s'offrent à vous : vous pouvez choisir d'envoyer la lettre par internet. Dans ce cas, vous pouvez l'imprimer, la mettre dans une enveloppe et la remettre en main propre au destinataire. Sinon, l'envoi et la réception dématérialisés sont possibles. Dans ce cas, l'expéditeur et le destinataire doivent avoir une identité numérique pour que la lettre ait la même valeur juridique que la lettre recommandée classique.
Quelle est la valeur légale de la lettre recommandée en ligne ?
Pour la lettre recommandée ordinaire, l'intérêt est d'assurer la remise certifiée du courrier à son destinataire. Elle a une valeur juridique car on peut vérifier qu'elle a bien été remise à son destinataire. Lors de l'envoi d'une lettre recommandée, rien ne change.
Ce n'est pas le cas pour l'envoi et la remise par courrier électronique. En effet, ce dernier n'a aucune valeur juridique si le destinataire ne dispose pas d'une identité numérique. Le courrier sera remis dans un espace particulier et sécurisé.
L'identité numérique : de quoi s'agit-il ?
Pour pouvoir envoyer et recevoir un courrier recommandé par voie électronique, l'expéditeur et le destinataire doivent disposer d'une identité numérique. Celle-ci est liée à "un système d'identification et d'authentification" défini par tous les organismes en ligne. L'identité numérique a été mise en service en 2016, et depuis cette date, il n'est plus nécessaire de créer un compte sur chaque plateforme de service public pour entreprendre plusieurs démarches. Vous pouvez déclarer vos impôts en ligne, envoyer vos courriers numériques ou encore certifier votre entreprise avec la possession d'une seule identité numérique.
Pour disposer de cette identité numérique, il suffit de remplir le formulaire en ligne. L'inscription est gratuite et et vous l'obtenez dans les 48 heures. Il est possible de l'approuver grâce à un code reçu par SMS sur votre téléphone portable. Si le destinataire possède une identité numérique, la lettre recommandée numérique aura la même valeur juridique que la lettre recommandée ordinaire.
Les avantages d'une lettre recommandée en ligne !
L'avantage d'une lettre recommandée en ligne est que votre contenu est certifié. Ce n'est pas le cas pour une lettre recommandée ordinaire. En effet, votre lettre recommandée en ligne a une valeur juridique. Vous pouvez vérifier que celle-ci a bien été remise à son destinataire et vous connaissez la date et l'heure exactes de sa réception. En cas de litige, vous pouvez vous justifier.
Pendant un an, vos preuves de réception ainsi que vos lettres sont disponibles au format numérique dans votre espace client pro. La Poste conserve les preuves pendant 10 ans. Elles sont facilement accessibles par un simple appel au service client.