Peut-on dématérialiser un cachet d’entreprise ?

Publié le : 21 octobre 20214 mins de lecture

Les DG (Directions Générales) le comprennent parfaitement, le cachet d’entreprise est essentiel afin de contracter au nom de leur firme. Par ailleurs, celui-ci permet de sécuriser leurs documents dans bien des contextes d’emploi. Il s’agit de rapports financiers, factures, notes de frais, devis, documents de propriété intellectuelle, etc.

Le cachet électronique

En cette période actuelle du numérique, le cachet électronique a débarqué pour prendre petit à petit la place de l’usage des tampons ou cachets ordinaires. Celui-ci représente une preuve de fiabilité et d’originalité des documents. Le cachet électronique a fait son entrée dans le règlement EIDAS en Europe pour favoriser la signature des documents qu’une entreprise diffuse. Émis par voie électronique de façon sûre, simple et rapide, ceux-ci assurent à ses collaborateurs et à sa clientèle leur fiabilité et origine.

Pour être éligible à l’usage, un cachet électronique doit satisfaire à quelques exigences. Effectivement, un cachet électronique doit clairement posséder un lien avec son inventeur et doit favoriser sa détermination. Par ailleurs, il doit être inventé en se fondant sur des informations et des données. Le créateur de ce type de cachet peut employer ces dernières avec un niveau de confiance important. Pour avoir plus d’information, cliquez ici !

Optimisation de la gestion des achats et des fournisseurs

Dans un cadre de dématérialisation des processus achats, dématérialiser le cachet de l’entreprise favorise la maximalisation de la gestion de l’écosystème fournisseurs. Celle-ci comprend aussi la gestion des factures entrantes, des contrats fournisseurs, ou l’approbation des audits effectués chez les fournisseurs. L’éditeur emploie une option de cachet électronique spécifique afin d’en assurer l’intégrité et de protéger la propriété intellectuelle des acteurs.

Cet acte permet d’assurer la source des documents échangés avec les fournisseurs (cahier des charges des produits récents particulièrement). Pour la numérisation de factures entrantes encore au format papier, un éditeur bien spécifique procède au scellage de ses documents. Celui-ci assure également leur intégralité à partir d’une date fournie.

Sécurisation des documents financiers

L’idée ci-après concerne les directeurs administratifs et financiers (DAF), contrôleurs de gestion, comptables, etc. Comme vous le comprenez, une firme qui prend la décision de dématérialiser ses factures numérise, en réalité, tout un processus métier. Finalement : annulation des frais postaux et d’impression, optimisation de l’archivage et dynamique des processus de paiement.

Il existe un soutien tangible avec la prestation de cachet électronique dans l’avancement de digitalisation de vos factures diffusées. Cela reste aussi valide pour la pose de cachet sur vos documents financiers. Il peut s’agir de la publication des comptes, des rapports d’audit ou financier, etc. Une plateforme bien précise est destinée aux membres de l’ordre des experts-comptables. Elle donne l’occasion aux experts-comptables de profiter d’un cachet d’entreprise dématérialisé.

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