Toute entreprise, quelle que soit son activité, possède un impressionnant volume de documents bureautiques voire d’interfaces web qui doivent être gérés conformément aux normes IFRS (International Financial Reporting Standards). L’ECM (Enterprise Content Management) s’avère la solution idéale à cet égard.
Dix raisons d’opter pour l’ECM
Plusieurs avantages se distinguent lorsqu’une stratégie de gestion de contenu est adoptée par une entreprise. Il en existe au moins une dizaine, à commencer par un accès facilité aux contenus. Ces derniers, s’ils ne sont pas structurés dans une banque de données, peuvent en effet générer de longues recherches et une perte de temps préjudiciable au bon fonctionnement de la société en question. Pour mettre fin à ces longues quêtes de documents, chronophages et désordonnées, la solution ecm s’impose. Cette formule convient également pour favoriser la collaboration au travail, grâce à un meilleur partage des contenus. Une telle coopération constitue le deuxième atout de l’Enterprise Content Management. Il s’agit d’un enjeu majeur de ce type de gestion appliquée aux documents électroniques qui n’ont pas encore été stockés dans des data bases. En troisième lieu, cette gestion raisonnée augmente par conséquent la productivité de la firme qui l’applique. Le gain de temps et le travail en commun facilité par ce programme contribuent à l’essor entrepreneurial, quel que soit le secteur d’activités concerné.
Des fonctionnalités nombreuses et variées
Gérer le contenu d’entreprise permet une dématérialisation des documents du style courrier et factures sur papier. Ce quatrième avantage donne la possibilité d’intégrer des informations électroniques à la base de données de sa société, dans le cadre d’une économie moderne et connectée. Cette saisie de data se fait de manière logique et elle facilite leur consultation par les personnes autorisées. La confidentialité se présente en effet comme le cinquième atout à souligner concernant cette gestion de contenu d’entreprise. Les informations converties par ce biais sont consultables, au choix et selon les documents, par un nombre limité de collaborateurs ou au contraire, visibles par davantage de monde. Les échanges de données sont donc mieux contrôlés à cet égard. Les réglementations en la matière se révèlent strictes : gérer ses propres contenus d’entreprise est donc un bon moyen de s’y conformer. Cette adaptation aux obligations légales vis-à-vis des informations stockées représente un sixième point positif qui a déjà convaincu bon nombre d’entreprises. L’aspect économique n’est pas à négliger non plus.
Une mesure rentable et durable
Recourir à l’enterprise content management permet à la fois de réduire certains coûts (en particulier ceux de la destruction de documents) et de réduire son impact environnemental. Ce septième atout séduit les chefs d’entreprise soucieux d’allier efficacité et développement durable. Moderne et flexible, le nouveau style de stockage rendu possible par ce biais correspond au cloud. Cet espace dématérialisé dispense une entreprise de prévoir un lieu dédié à l’archivage : un gain de place qui peut être vu comme le huitième bienfait de la gestion de contenus. Ce dernier a également pour vertu de diminuer les risques d’erreurs dans l’utilisation des données au sein de la société, un neuvième bénéfice très utile pour la crédibilité de celle-ci. Une gestion fluide des documents numériques donne une image rassurante de la firme y ayant recours. Dixième atout et non le moindre, les sociétés intéressées peuvent faire appel au prestataire de leur choix pour adopter la gestion de contenus d’entreprise. Cette pratique désormais courante a fait ses preuves et donne satisfaction aux firmes déjà fidélisées.